システムを導入する際、情報システム部門（以下、情シス）と現場でしばしば対立が起こります。このブログでは、両者の視点やニーズの違い、そしてそのギャップの原因について深掘りし、有効な対策を考えていきます。最後には、ノーコードやクラウドサービスを活用する方法も紹介し、ギャップの原因、および有効な対策を紹介します。
システム導入は企業にとって重要なステップですが、成功させるためにはいくつかの困難が伴います。特に、情報システム部門と実際にシステムを使用する現場の意見が大きく異なることが、このプロセスを難しくしています。このセクションでは、両者の対立構造と問題点について探っていきましょう。そして、なぜそうした対立が生まれるのか、一緒に考えていきましょう。
情報システム部門と現場の対立構造
情シスと現場の間には、どうしても意見の相違が生まれやすいです。それぞれの立場や視点が異なるため、満足のいくシステムを構築できない場合が多いのです。このセクションでは、両者の視点をそれぞれ詳しく見ていきます。
情シスの視点
情シスのプロフェッショナルとして、私たちは常にセキュリティやコスト、システムの安定性を重視しなければなりません。そのため、導入するシステムの選定基準もそうした観点から成り立っています。たとえば、コスト削減のためにオープンソースのシステムを提案したとしても、「トラブルが起きた時のサポートが不安だ」と思われることも多いんですね。具体的な例としてネットワークのトラブルがあった場合、情シスは迅速に対応する必要があるため、システムの選定でセキュリティを優先することが多くなります。
現場のニーズ
一方、現場の視点は「実際に使いやすいかどうか」が大切です。たとえば、営業の人たちは、顧客情報をすぐに引き出せるシステムを必要としているのに、複雑なプロセスを経ないと情報にアクセスできないようなシステムを導入されてしまうと、現場スタッフはストレスを感じてしまいます。また、「使えないシステムには時間をかけたくない」というのが本音ではないでしょうか。現場のニーズを無視したシステム導入は、結局多くの問題を生む原因となるかもしれません。
ギャップの原因を探る
さて、情シスと現場の対立構造が見えてきましたが、次にそのギャップの原因を探っていきましょう。この部分をしっかり理解することで、双方が納得のいくシステム導入へとつなげることができると思いますよ。
目的の不一致
まず、一番の課題として挙げられるのは「目的の不一致」です。情シスは全体の業務効率を上げるためにシステムを考えますが、現場は自分たちの業務が円滑に進むことを求めています。たとえば、入力作業の効率を上げるためのフォーム変更が、現場にとっては逆に手間になる場合もあるんです。それらの目的が交わらないと、「このシステムは何のためにあるの？」という疑問が生まれてしまいます。
互いのメリットを理解する重要性
ここで大切なのは、お互いのメリットを理解することです。情シスは、現場の声を無視せず、それをしっかりと受け止める必要があります。その中で、「情シスが提案するシステムのおかげで、現場のスピードが上がる」と感じてもらえれば、現場も納得しやすくなりますよね。例えば、週次で現場のメンバーを集めた意見交換会を設ければ、現場のニーズが情シスに伝わりやすくなり、共通の目標に向かって進めます。
有効な対策と提案
次に、情シスと現場が協力するための具体的な対策を考えていきましょう。これらの提案を実行に移すことで、両者の関係が良好になり、システム導入の成功に近づくことができるはずです。それでは、一緒に見ていきましょう。
コミュニケーション促進ワークショップの開催
両者の理解を深めるために、コミュニケーションワークショップを定期的に開催するのはいかがでしょうか。たとえば、現場のメンバーが情シスに実際の業務の流れを見せたり、逆に情シスがシステムの操作方法を解説する公開セッションなどは効果的です。こうすることで、双方の距離が縮まるだけでなく、システム導入に向けたフィードバックが得やすくなります。
フィードバックループの確立
システム導入時には、フィードバックループをしっかり構築することが大切です。現場から出た意見や感想を情シスがしっかりと受け止め、それを元にシステムの改善点を見つけることができます。例えば、導入後の定期的なアンケートを実施し、実際の使用状況を把握することで、未使用機能を削除する提案をすることもできるでしょう。これによって、現場のストレスを軽減できる可能性が高まりますよ。
教育・トレーニング機会の提供
システムが実際に使われるためには、教育もとても重要です。情シスが作成したマニュアルや動画を元に、トレーニングセッションを開催することで、現場のスタッフが実際にどのようにシステムを活用できるかを学ぶことができます。「自分でも使いこなせる！」という自信を持ってもらえれば、システムの導入もスムーズに進むはずです。
共通言語・ツールの導入
最後に、共通の言語やツールの導入についても考えてみましょう。たとえば、一緒に使えるプロジェクト管理ツールを導入することで、情報の流れをスムーズにし、双方のコミュニケーションを促進できます。このようなツールを使えば、現場の要求＆情シスの提案が一元管理でき、誤解も生じにくくなると思いませんか？
ノーコードとクラウドサービスの活用
新しいシステムの導入に際して、ノーコードやクラウドサービスを活用するのも一つの手です。ノーコードプラットフォームを利用すれば、ユーザー自らがシステムをカスタマイズすることができるため、現場のニーズにも対応しやすくなります。そして、クラウドサービスを使うことで、どこでもアクセスできる利便性も確保できるんですね。こうした技術の力を借りることで、導入後のトラブルや不満も軽減できるでしょう。
まとめと今後の展望
今回は、情シスと現場の対立構造について、そしてその解決策について見てきました。両者のニーズを理解し、コミュニケーションをしっかり取ることが、成功するシステム導入の鍵になります。これからも、ノーコードやクラウドサービスなどの新しい技術を取り入れながら、双方が納得できるシステム環境を作っていきましょう。そして、こんな風に「このシステムがあって良かった！」と思えるような明るい未来を目指していけるとよいのではないでしょうか。
